Ovidiu Mircea: „Eu îmi doresc ca Urbana să fie o parte a viitorului“

Digitalizarea este cuvântul de ordine la Urbana SA, firma care administrează spațiile comerciale și locative ale municipalității sibiene. Cel care a apăsat pedala de accelerație este directorul general Ovidiu Mircea, un profesionist venit din sectorul bancar, astfel încât serviciile „la un click distanță“ au devenit realitate. Adaptată vremurilor în care trăim, mai eficientă și mai transparentă, Urbana se implică tot mai mult în comunitate prin susținerea efervescenței culturale a Sibiului.

Mesagerul de Sibiu: Domnule director, ce v-a determinat să dați startul digitalizării la Urbana?

Ovidiu Mircea: Psihologul Mel Schwartz susține că, atunci când ți se dă un imbold să ieși din zona ta de confort, poți vedea mai bine oportunitatea pe care ți-o oferă acea criză. Criza sanitară a fost și este acea decuplare de la confortul și rutina activităților clasice și ne oferă oportunități. Noul model de economie se bazează pe o digitalizare intensivă care este un fenomen de peste 10 ani în Europa. Cine folosește această oportunitate câştigă. Cine nu, nu va putea face parte din viitor. Eu îmi doresc ca Urbana să fie o parte a viitorului.

Mesagerul de Sibiu: Care sunt palierele unde ați integrat procese digitale și care sunt rezultatele?

Ovidiu Mircea: O strategie este esențială în orice vrem să întreprindem, fie că sunt proiecte personale, fie sunt proiecte profesionale. Într-o strategie îți definești pașii pe care urmează să îi parcurgi pe distanța dintre prezent și viitor. Pentru că o strategie este foarte importantă, am pornit și noi, la Urbana, de la o strategie.

„Procesul de digitalizare început încă din anul 2020 reprezintă partea centrală pe care este construită strategia actualului mandat la SC Urbana SA.“

Din 2021, SC Urbana SA trece în online, fiind operaționale următoarele servicii digitale: platforma de plăți pe site-ul www.urbanasibiu.ro, programări online pe site-ul www.urbanasibiu.ro, aplicații de mobil care permit inclusiv plata chiriilor sau vizionarea spațiilor comerciale disponibile, digitalizarea comunicării prin comunicarea cu clienții pe e-mail la adresa office@urbanasibiu.ro și pe site-ul oficial www.urbanasibiu.ro.

Aș mai menționa că suntem prezenți și în aplicația mobilă a orașului, Sibiu City App, unde sibienii și turiștii pot urmări în timp real imagini transmise de camera web din Dealul Gușteriței.

Noutățile nu se opresc aici. Pentru perioada 2021-2023, SC Urbana SA își propune: implementarea serviciilor electronice de depunere a documentelor pentru dosarele clienților persoane fizice sau juridice, întocmirea și semnarea în format electronic a contractelor de închiriere, precum și digitalizarea tuturor documentelor din arhiva proprie.

Mesagerul de Sibiu: Care sunt beneficiile aduse? Se vor traduce ele în costuri mai mari pentru clienți sau în viitoare reduceri de personal?

Ovidiu Mircea: Cu ajutorul serviciilor digitale, clienții noștri pot face programări pentru prelungirea contractelor de închiriere sau programări pentru alte servicii oferite de societate, precum emitere/eliberări de documente din arhiva societații.

Ca orice noutate, digitalizarea presupune consumarea unor resurse financiare, dar care trebuie obligatoriu puse în balanță cu beneficiile aduse și dacă balanța se înclină în favoarea beneficiilor, atunci transformările își ating scopul. Financiar, relația cu clienții nostri targetați în prima fază a proiectului nu a fost afectată de creșteri ale costurilor la beneficiari. Beneficiile sunt majore și se referă în principal la economii la fondul de timp afectat de către clienți în parteneriatul cu Urbana. Plățile cu numerar la casieriile proprii s-au redus considerabil în ultimul an, urmare a introducerii tuturor modalitaților de plată existente în piață, de la plata la multifuncționalele bancare, la plata online prin aplicație pe site-ul propriu. Aceste beneficii aduse clienților se traduc în interiorul societății prin eforturi din partea noastră de a ne organiza mai bine activitățile în concordanță cu noutățile pe care le introducem. Eficientizăm astfel colaborarea dintre compartimente, automatizăm procesele interne și de administrare a documentelor.

Mesagerul de Sibiu: Cum au reacționat colegii dvs. la schimbare? Dar clienții?

Ovidiu Mircea: În tot acest demers, am avut surpriza plăcută de a mă putea baza pe sprijinul colegilor care au reacționat pozitiv la nou, au venit permanent cu idei și variante îmbunătățite și – ceea ce a fost și mai surprinzător – nu au respins această oportunitate.

Reacția clienților a fost de asemenea pozitivă și promptă. Chiar dacă sună a glumă, dar nici nu am apucat să lansăm oficial pe noul site modalitatea de plată online și am avut clienți care și-au deschis conturi și care ne sunau să ne întrebe când pot folosi serviciul.

Mesagerul de Sibiu: Ce este nou și îmbunătățit din punct de vedere al funcționalității, din perspectiva dvs., respectiv în relația cu clienții societății? Cum vă ajută instrumentele electronice în activitatea de zi cu zi?

Ovidiu Mircea: În principal, am scurtat perioada de depunere a documentelor pentru contractele de închiriere a locuințelor ANL sau sociale. Programările pentru semnarea acestora de către beneficiar se pot face printr-o aplicație dezvoltată pe site-ul societății.

Acum achitarea facturilor (chiria locuințelor sociale, chiria locuințelor A.N.L., chiria spațiilor comerciale și a taxei de furnizare a energiei termice) este la un click distanță de clienții noștri.

Mesagerul de Sibiu: Știu că unele aspecte sunt în curs de implementare, altele urmează să fie „atacate“. Care sunt țintele pe care vi le-ați propus anul acesta în procesul digitalizării?

Ovidiu Mircea: Pentru anul 2021, intenționăm să deschidem calea spre dosarul electronic. Aceasta înseamnă implementarea în fluxul de aprobare a contractelor de închiriere a semnăturilor digitale atât din partea reprezentanților Urbana, cât și din partea clienților interesați, prin oferirea gratuit a semnăturii electronice de o zi. Fiecare document care intră într-un astfel de flux are setate permisiuni de acces pentru anumiți utilizatori și este dublat de un sistem de auditare ce poate urmări și stoca toate operațiunile anterioare făcute asupra documentului. Aceste măsuri de securitate sunt implementate în cadrul aplicației, în acord cu standardele ETSI, GDPR și cu legislația națională.

Dosarele semnate electronic vor fi, de asemenea, arhivate printr-o aplicație dedicată care asigură accesibilitate, siguranță, și valoare juridică documentelor, întrucât semnăturile electronice calificate sunt nonrepudiabile, recunoscute de instanțe și opozabile în justiție. Segmentul targetat îl reprezintă chiriașii locuințelor tip ANL care au un mai mare apetit pentru o astfel de facilitați.

Mesagerul de Sibiu: Cum stați cu digitalizarea arhivei? Care sunt avantajele sale?

Ovidiu Mircea: SC Urbana SA deține o importantă arhivă cu documente referitoare la locuințele sibienilor. Acestea intenționăm să le scanăm filă cu filă și să le rearhivăm electronic. Acest proces ne dorim să îl începem cât mai curând și, în funcție de programul stabilit împreună cu societatea prestatoare, să-l terminăm pe parcursul a trei ani.

Digitalizarea arhivei presupune un sistem software care presupune stocarea electronică a informațiilor, versionarea documentelor, securitatea datelor, indexarea și alocarea de meta-date și o identificare rapidă a documentelor.

Digitalizarea arhivei va permite un răspuns aproape instant la orice solicitare venită pe această temă.

Mesagerul de Sibiu: Anul 2021 a adus, în sens larg, mai multă implicare în viața orașului din partea SC Urbana SA. Inițiativa „Sibiul se vede prin Urbana“ este, practic, o formă de promovare a Sibiului, la fel și concursul de fotografie. Vă rugăm să ne dați mai multe detalii despre acestea.

Ovidiu Mircea: Când am pornit acțiunea de igienizare și renovare a Turnului din Gușterița și a zonei limitrofe, aflată în administrarea SC Urbana SA, am avut ca obiectiv central punerea în valoare a unui alt unghi din care se poate admira Sibiul. Am dorit să scoatem turistul din confortul citadin ca să poată admira orașul în toată măreția sa. Acestă locație este singura care oferă această posibilitate. În mare parte am reușit. Aici vin și revin acum tot mulți sibieni și de apreciat este că zona se populează cu oameni de calitate care respectă locul și efortul investițional făcut în folosul comunității sibiene.

În acest context, am gândit și concursul „O vedere din Gușterița“ împreună cu Școala de Fotografie „Image Art“ Sibiu, un concurs ai cărui câștigători vor fi recompensați în bani și în produse. Premiul I este în valoare de 1.500 lei, premiul II echivalează cu 1.000 lei, iar premiul III – 800 lei. Premiul în bani se va înmâna în numerar sau prin virament bancar, după reținerea taxelor legale. Acest concurs se derulează pe o perioadă de 8 luni, din aprilie până în octombrie, în ideea de a se folosi toată cromatica oferită de anotimpuri. Am remarcat de la începutul acțiunii noastre un interes deosebit din partea sibienilor. Săptămânal primim imagini noi pentru acest concurs.

Lansez pe această cale o invitație celor din presă sau celor din societățile sibiene care vor să se alăture proiectului oferind drept premiu publicarea în calendarul anului 2022 a pozei cu Sibiul văzut din Gușterița pe care o consideră cea mai reușită. Ce gesturi elegante se pot face astfel, răsplătind un artist fotograf pentru O VEDERE DIN GUȘTERIȚA a frumosului nostru oraș!

Mesagerul de Sibiu: Ce mesaj aveți pentru cititorii noștri legat de noua misiune a societății pe care o conduceți?

Ovidiu Mircea: O prioritate în dezvoltarea societății îl reprezintă parteneriatul cu Primăria municipiului Sibiu care ne-a susținut în toate proiectele esențiale derulate.

SC Urbana SA, în calitate de administrator al spațiilor deținute de către Primăria municipiului Sibiu, se va achita în permanență de această misiune.

Viziunea Urbana este aceea de a-și consolida imaginea unei societăți care oferă servicii de încredere, într-un mod corecttransparent și în condiții de eficiență. Asigurăm clienții că eforturile noastre sunt concentrate spre crearea unor fluxuri interne noi, care să reducă la minim timpul de la cerere la soluție.

Un rol important, în acest sens, îl reprezintă pregătirea, dezvoltarea continuă și motivarea salariaților, astfel încât aceștia să acționeze cu profesionalism în relațiile cu toate părțile interesate.

Urbana rămâne în continuare o echipă care construiește.

Mesagerul de Sibiu: Vă mulțumim!


A consemnat Mihai COLIBABA

Leave a Reply

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

*